Was darf der Vermieter abrechnen? Und ist die Abrechnung korrekt? Ein Überblick.

Text: Hanna Mollenhauer
Foto: Kay Michalak
Aktualisiert am 5. Februar 2021

Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten sind Kosten, die dem Vermieter laufend entstehen. Hierzu gehören unter anderem Gebühren für Müllabfuhr und Wasserversorgung, Heizkosten, Grundsteuer und Deichbeitrag sowie für die Haftpflichtversicherung.

Muss die Zahlung der Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart sein?

Ja, nur dann können diese Kosten dem Mieter in Rechnung gestellt werden. Hierfür reicht der Hinweis, dass  der Mieter die Betriebskosten zu tragen hat.

Wann muss die Betriebskostenabrechnung vorliegen?

Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorlegen. Versäumt er diese Ausschlussfrist, kann er über die bereits erhaltenen Vorauszahlungen hinaus keine Nachzahlung mehr verlangen. Außerdem kann der Vermieter eine rechtzeitig vorgelegte Abrechnung nach Ablauf dieser Jahresfrist nicht mehr zum Nachteil des Mieters korrigieren. 
Eine Ausnahme von der Abrechnungsfrist besteht, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat - beispielsweise, wenn die Gemeinde die Grundsteuer rückwirkend erhöht.

Wie verhält es sich mit der Betriebskostenvorauszahlung?

Haben die Mietparteien festgelegt, dass der Mieter neben der Grundmiete Betriebskosten übernimmt, wird üb­licherweise eine monatliche Vorauszahlung auf die Kosten vereinbart. Diese muss der Vermieter jährlich neu abrechnen. Mieter, die im Laufe des Abrechnungsjahres ausziehen, können keine Zwischenabrechnung verlangen.

Wie muss die Betriebskostenabrechnung aussehen?

Die Abrechnung muss klar, verständlich und für den Mieter nachvollziehbar sein. Sie muss den Abrechnungszeitraum enthalten. Die Betriebskosten sind im Einzelnen aufzuführen und für jede Kostenart ist der Gesamtbetrag zu nennen. Der Mieter muss erkennen können, mit welchem Verteilerschlüssel die einzelnen Kosten auf ihn umgelegt werden. Die Abrechnung muss außerdem den auf den Mieter  entfallenden Anteil für die einzelnen Kosten enthalten. Die im Abrechnungsjahr gezahlten Vorauszahlungen sind zu berücksichtigen und es ist das Ergebnis auszuweisen. Erfüllt die Abrechnung diese Vorgaben nicht und ist sie dem Mieter nicht verständlich, ist sie formell unwirksam. Eine daraus resultierende Nachzahlung muss nicht geleistet werden. Die Unwirksamkeit kann die gesamte Abrechnung oder auch nur einzelne Kosten betreffen. Die Abrechnung kann jedoch auch geringere Fehler enthalten, zum Beispiel die Umlage nicht vereinbarter Betriebskosten oder einen falschen Verteilermaßstab. In diesem Fall ist zwar der Fehler zu korrigieren, die Abrechnung bleibt jedoch wirksam.

Welche Kosten kann der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen?

Als sonstige Betriebskosten hat der Mieter nur die Kosten zu zahlen, die im Mietvertrag konkret benannt werden, etwa für die Dachrinnenreinigung. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten können vom Mieter nie verlangt werden.

Was muss man beachten, wenn man die Abrechnung des Vermieters reklamieren will?

Hat der Mieter Einwände gegen die Abrechnung, muss er diese ebenfalls innerhalb von zwölf Monaten nach deren Erhalt geltend machen. Das bedeutet jedoch nicht, dass er sich mit einer Nachzahlung immer ein Jahr Zeit lassen kann. Bestehen keine Einwände, ist eine geforderte Nachzahlung wohl spätestens nach einem Monat zu begleichen.

Wie kann ich die Höhe der einzelnen Positionen der Betriebskostenabrechnung kontrollieren?

Der Mieter hat ein Recht auf Einsicht in die Belege, welche der Betriebskostenabrechnung zu Grunde liegen.