Betriebsversammlung als Videokonferenz

10.09.2020

Mit einer Änderung des Betriebsverfassungsgesetzes hat der Gesetzgeber die Möglichkeit geschaffen, virtuelle Betriebsversammlungen durchzuführen. Diese Sonderregelung aus Anlass der Corona-Pandemie war zunächst bis zum 31. Dezember 2020 befristet und wurde nun verlängert bis zum 30.06.2021. Sie stellt für den Betriebsrat eine Alternative dar, wenn eine reguläre Präsenzversammlung auf Grund von Corona-Regelungen nicht durchführbar ist.

Der Betriebsrat ist verpflichtet regelmäßige Betriebsversammlungen durchzuführen. In Zeiten der Corona-Pandemie stellt dies das Gremium vor Herausforderungen. Die behördlichen Anordnungen und Empfehlungen können bedeuten, dass eine reguläre Präsenzversammlung nicht durchführbar ist; entweder weil sie wegen der großen Teilnehmerzahl untersagt wäre oder die betrieblichen Gegebenheiten kein tragfähiges Hygienekonzept ermöglichen. In diesem Fall muss das Gremium prüfen, ob auf der Grundlage des neu geschaffenen § 129 BetrVerfG eine audiovisuelle Betriebsversammlung durchgeführt werden kann.

Die audiovisuelle Betriebsversammlung - worauf ist zu achten?

Betriebsversammlungen sind nicht-öffentliche Veranstaltungen. Das bedeutet, dass nur der teilnahmeberechtigte Personenkreis Kenntnis von dem Inhalt der Versammlung nehmen darf. Darüber hinaus haben alle Beteiligten Anspruch auf den Schutz ihrer personenbezogenen Daten, die bei einer digital durchgeführten Betriebsversammlung unweigerlich entstehen. Auf Folgendes sollte der Betriebsrat deshalb achten:

  • die Einwahl in die Videokonferenz ist nur mit einem speziellen Zugangscode möglich.
  • nur teilnahmeberechtigte Personen erhalten Einladungen und Einwahldaten.
  • Einladungen dürfen nicht weitergeleitet werden.
  • Aufzeichnungen sind unzulässig.
  • die Teilnahme erfolgt in einem abgeschlossenen Raum ohne Anwesenheit Dritter (zum Beispiel Familienmitgliedern).

Bei der Auswahl eines geeigneten Videokonferenzsystems sind vor allem technische Anforderungen von Bedeutung. So muss die Software beispielsweise für eine ausreichend große Teilnehmerzahl ausgelegt sein und im praktischen Einsatz eine allseitige Sicht- und Hörbarkeit gewährleisten. Damit alle Beschäftigten, die Möglichkeit haben an einer Konferenz teilzunehmen, müssen die dafür nötigen Endgeräte und Netzzugänge auch für alle Beschäftigten verfügbar sein. Dies ist in der Praxis häufig nicht der Fall. Zwar würde bei vielen Konferenzsystemen auch ein Smartphone und eine hinreichend schnelle Internetverbindung reichen. Wenn dies privat vorhanden ist, wäre die Nutzung aber an eine entsprechende Einwilligung der Beschäftigten gebunden, die nicht vorausgesetzt und schon gar nicht verpflichtend gemacht werden kann.

Neben diesen technischen und organisatorischen Anforderungen muss ein digitales Konferenzsystem aber auch Datenschutzbestimmungen genügen.

Datenschutzkonforme Videokonferenzsoftware

Bei der digitalen Betriebsversammlung entstehen Verbindungsdaten (wer nimmt teil) und Daten über den Inhalt der Versammlung (Bild und Ton). Bei der Übertragung im Internet dürfen diese Daten nicht in falsche Hände geraten, was in der Regel durch eine Verschlüsselung des Datenstroms erreicht wird. Außerdem muss gewährleistet sein, dass der Anbieter der Software diese Daten nicht unbefugt für eigene Zwecke verwendet oder an Dritte weiterleitet. Bei vielen Videokonferenzsystemen, insbesondere bei denen, die ihre Daten in unsicheren Dritt-Staaten verarbeiten (zum Beispiel USA), ist dies zumindest fraglich.

Die Prüfung datenschutzkonformer Software ist aufwendig. Die Datenschutzbehörden haben Orientierungshilfen und Checklisten entwickelt, um die Auswahl geeigneter Konferenzsysteme zu unterstützen.

Bei der Auswahl und Installation eines Videokonferenzsystems hat der Betriebsrat ansonsten das Recht, auf innerbetrieblichen (IT-Abteilung, betrieblicher Datenschutzbeauftragte) oder externen Sachverstand zur Unterstützung zurückzugreifen. Am einfachsten ist es natürlich, wenn eine Videokonferenzsoftware und die entsprechende technische Infrastruktur genutzt werden kann, die im Betrieb vorhanden und erprobt ist.
 

Videokonferenzsysteme vs. Datenschutz AKB003_IconInfo

In der Praxis wird die Durchführung eine virtuellen Betriebsversammlung in der Regel - um es konstruktiv-positiv zu formulieren - einen gewissen Mut zu datenschutzrechtlichen Grauzonen bedeuten. Mit dem EU-Urteil zum Privacy-Shield sind vermutlich alle Systeme mit Servern in den USA ungeeignet. Bei weitergehenden Fragen wenden Sie sich gerne an uns.

Unser Fazit: Die technischen, organisatorischen und datenschutzrechtlichen Anforderungen einer virtuellen Betriebsversammlung sind hoch und für viele Betriebe vermutlich nicht zu erfüllen. Allerdings hat der Betriebsrat die Pflicht, diese Alternative zu prüfen, wenn eine Präsenzversammlung nicht durchführbar ist.

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